Kantoorklachtenregeling

U bevindt zich hier: Home » Kantoorklachtenregeling

Kantoorklachtenregeling VERLEUN | UW ADVOCAAT

Artikel 1.    Begripsbepalingen.

1.1.     In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

–   Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over:

o    De totstandkoming van de overeenkomst van opdracht;
o    De uitvoering van de overeenkomst van opdracht;
o    De kwaliteit van de dienstverlening;
o    De hoogte van de declaratie

Onder klacht in het kader van deze kantoorklachtenregeling wordt niet verstaan een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet.

–   Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
–   Klachtenfunctionaris: de advocaat van het kantoor die belast is met de afhandeling van de klacht.
–   Cliënt: de natuurlijke of rechtspersoon met wie het kantoor een overeenkomst van opdracht is aangegaan;
–   Het kantoor: Verleun|Uw Advocaat.

Artikel 2.    Toepassingsbereik.

2.1.     Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen het kantoor en de cliënt.

2.2.     Iedere medewerker van het kantoor draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3.    Doelstellingen.

3.1.     Deze kantoorklachtenregeling heeft ten doel:

a.      Het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b.      Het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
c.       Het behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van een goede klachtenbehandeling;
d.      Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4.    Informatie bij aanvang dienstverlening.

4.1.     Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt op de website van het kantoor. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht er op, dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.

4.2.     Het kantoor heeft in de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht, die na behandeling niet is opgelost, kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.

4.3.     Klachten als bedoeld in deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost kunnen door de meest gerede partij worden voorgelegd aan de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht, zijnde de rechtbank binnen wiens bevoegdheidsgebied het kantoor is gevestigd.

Artikel 5.    Klachtprocedure.

5.1.     Een klacht dient door of namens de cliënt schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend.

5.2.     Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, wordt deze klacht doorgeleid naar Mr M.L.A. Verleun, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.

5.3.     De klacht zal binnen het kantoor nader worden onderzocht. Indien de bevindingen uit het onderzoek daartoe aanleiding geven, zal klager worden uitgenodigd op basis van deze bevindingen zijn klacht nader toe te lichten.

5.4.     Naar aanleiding van de ingediende klacht, danwel nadat klager in de gelegenheid is gesteld de klacht nader toe te lichten, zal klager worden uitgenodigd voor een bespreking teneinde tot een oplossing te komen.

5.5.     De klachtenfunctionaris zal binnen een maand na ontvangst van de klacht de klager – en waar nodig degene over wie is geklaagd – schriftelijk en met redenen omkleed in kennis stellen van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.

5.6.     Indien niet binnen de hiervoor onder 5.5 genoemde termijn van een maand het oordeel over de gegrondheid van de klacht kan worden gegeven, zal de klachtenfunctionaris daarvan mededeling doen aan de klager – en waar nodig degene over wie is geklaagd – onder vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de gegrondheid van de klacht wordt gegeven.

5.7.     Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris – en waar nodig degene over wie is geklaagd – het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 6.    Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling.

6.1.     De klachtenfunctionaris – en waar nodig degene over wie is geklaagd – nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.

6.2.     De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7.    Verantwoordelijkheden.

7.1.     De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.

7.2.     In het dossier worden contacten en mogelijke oplossingen aangetekend. Voor zover van toepassing zal degene over wie is geklaagd de klachtenfunctionaris daarvan op de hoogte houden.

7.3.     De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte van de afhandeling van de klacht.

7.4.     De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8.    Klachtregistratie.

8.1.     De klachtfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.

8.2.     Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.

8.3.     De klachten en aanbevelingen worden minimaal eenmaal per jaar op het kantoor besproken, en de eventuele toepassing van de aanbevelingen nader geëvalueerd. Waar nodig wordt aanpassing van het beleid ter besluitvorming voorgelegd.

Toon reacties